Creditfactuur

Waar moet je rekening mee houden bij creditfacturen?

Bij het crediteren van facturen moet je rekening houden met een aantal zaken.

Wanneer maak je een creditfactuur, moet het gedeeltelijk gecrediteerd worden of volledig, hoe maak je een creditnota en waar moet je allemaal aan denken? Het antwoord op deze vragen, lees je in dit artikel.

Wat is een creditfactuur?

Met een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, corrigeer je een gedeelte of een hele factuur die je eerder hebt verstuurd naar je klant. Het kan soms nodig zijn om een factuur te corrigeren, om bijvoorbeeld een van de volgende redenen:

• Er is een foutje gemaakt op de factuur
• Afspraken zijn tussentijds veranderd
• Diensten of producten zijn niet geleverd
• Er is een dispuut over de inhoud van de factuur

Dit soort situaties kunnen er dus voor zorgen dat een factuur verlaagd moet worden of volledig aangepast moet worden. Als de factuur helemaal niet meer van toepassing is, moet deze volledig gecrediteerd worden, anders gaat het om een gedeeltelijke creditering.

Factuur verwijderen of crediteren?

Als een factuur die je verstuurd hebt, niet meer van toepassing is, lijkt het misschien logischer om deze gewoon te verwijderen uit je administratie. Maar dat mag niet volgens de regels van de Belastingdienst. Facturen moeten altijd te herleiden zijn, ook moet je dus altijd een volledig sluitende administratie hebben. Daarbij hoort dus ook een volledig sluitende factuurnummering, zonder gaten.

Als bijvoorbeeld factuur 2021-004 achteraf niet blijkt te kloppen, en ondertussen heb je wel 2021-005 en 2021-006 aangemaakt, zou er een gat ontstaan als je 2021-004 zou verwijderen. Deze mist dan duidelijk in je boekhouding.

Als je een creditfactuur aanmaakt, krijgt deze ook netjes een eigen nummer, bijvoorbeeld 2021-007. Deze factuur heeft dan een negatief bedrag, waardoor er per saldo in de administratie niks verandert, maar wel netjes te herleiden is. Dat kan voor de eigen administratie handig zijn, maar ook noodzakelijk voor wanneer er bijvoorbeeld controle is van de Belastingdienst.

Meer weten over factuurnummer en de regels hierover? Lees dan dit artikel:

Blog Factuurnummer

Wat vermeld je op een creditfactuur?

Het bedrag dat gecorrigeerd moet worden, vermeld je als negatief bedrag op de nieuwe uitgaande (credit)factuur. Omdat voor creditfacturen dezelfde wettelijke eisen gelden als voor normale facturen vermeld je op de creditfactuur dezelfde gegevens als op een normale factuur:

• NAW-gegevens van je klant
• Factuurdatum
• Factuurnummer
• Gegevens van de eigen ondernemer:
  • NAW-gegevens eigen onderneming
  • KvK-nummer
  • Btw-identificatienummer (btw-id)*
• Toelichting op de diensten of producten

Waar een factuur allemaal aan moet voldoen, kun je uitgebreid lezen in dit artikel:

Blog Factuur maken – Waar moet een factuur aan voldoen?

Voor creditfacturen gebruik je dus ook de opvolgende nummering van je normale facturen.

* Btw-id

Sinds 2020 maken zzp’ers gebruik van een btw-id nummer. Er wordt geen gebruik meer gemaakt van de oude omzetbelastingnummers omdat deze nummer in strijd waren met de privacywet en -richtlijnen.

Lees hier meer over de overgang naar de btw-id nummers:

Nieuw btw-nummer voor eenmanszaken en zzp'ers | DigiBTW

Voorbeelden van creditfacturen

Hieronder staan een tweetal creditfacturen welke je kan gebruiken als voorbeeld.

In de onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een creditfactuur. Een (credit)factuur met deze lay-out kan automatisch aangemaakt worden vanuit DigiBTW. De lay-out is verder ook volledig naar wens aan te passen.

Je kunt ook twee verschillende voorbeelden van creditfacturen downloaden hieronder:

Download Creditfactuur voorbeeld 1     Download Creditfactuur voorbeeld 2

Btw op de creditfactuur

Voor de btw-plichtige ondernemer geldt dat bij het maken van een creditfactuur dezelfde btw toegepast moet worden als op de originele factuur.

Dat betekent dat er een negatief bedrag opgenomen wordt in de eerstvolgende btw-aangifte bij het onderdeel1a. Leveringen / diensten belast met hoog tarief of 1b. Leveringen / diensten belast met laag tarief.

De btw die vermeld staat op een creditfactuur krijg je dus terug.
Wanneer je gebruik maakt van DigiBTW, zorgt DigiBTW er bij het aanmaken van een creditfactuur automatisch voor dat de btw correct wordt gecorrigeerd.

Hoe maak je een creditfactuur?

In DigiBTW maak je met een druk op de knop een creditfactuur aan vanuit de bestaande factuur.

Middels deze stappen, maak je een creditfactuur:

• Open de te corrigeren Factuur
• Klik rechts onder Opties op Maak creditfactuur

DigiBTW maakt hierna direct een nieuwe creditfactuur voor je aan, met daarbij ook de juiste boekingen op de achtergrond.

Wil je alleen een gedeeltelijke creditfactuur maken? Pas dan het bedrag van de creditfactuur aan naar het bedrag dat je wilt crediteren.

Maak je de creditfactuur handmatig? Gebruik dan de opmaak die je ook gebruikt voor je normale facturen. Geef bovenin aan dat het gaat om een Creditfactuur, maak het bedrag negatief en let nog even goed op dat er onderaan geen betalingsinstructies staan maar dat er vermeld staat dat het bedrag teruggestort zal worden of mag worden verrekend met een bepaalde factuur.

Waarom is een creditnota noodzakelijk?

Als een factuur eenmaal is verstuurd naar een klant dien je er altijd voor te zorgen dat jullie allebei dezelfde versie van die factuur met dat specifieke factuurnummer hebben. Het is daarom niet toegestaan een factuur die al verstuurd is later nog aan te passen. Net zoals het niet toegestaan is om een factuur die al verstuurd is, te verwijderen uit de administratie.

Pas je de factuur wel achteraf aan, creëer je twee verschillende versies van één factuur. Dat is niet toegestaan en bij controles van de Belastingdienst kan er gecontroleerd worden of de factuur die jij hebt verstuurd ook daadwerkelijk in de administratie zit van de onderneming waar de factuur aan is gericht.

Het is daarom verplicht wijzigingen op verstuurde facturen kenbaar te maken middels een creditfactuur.

Factuur crediteren bij niet betalende klant

Als de klant niet betaalt mag de btw die eerder is afgedragen ook weer worden teruggevorderd. De gemakkelijkste manier om dat te doen is door een creditfactuur aan te maken. Met een creditfactuur corrigeer je namelijk ook meteen de eerder geboekte omzet.

De btw mag worden teruggevorderd wanneer de vordering als oninbaar wordt beschouwd. De vordering wordt in ieder geval als oninbaar beschouwd uiterlijk één jaar na het verlopen van de uiterste betaal datum.

Op deze pagina lees je de regels over het terugvorderen van btw op de website van de Belastingdienst:

Teruggaaf door oninbare vorderingen