Factuur maken

Blog

Snel facturen maken en versturen

Je hebt je eerste klant binnengehaald, je dienst of product geleverd en daar is dan het moment: je gaat de eerste factuur maken. Maar welke gegevens moeten er nou allemaal op de factuur staan? Met DigiBTW weet je zeker dat je factuur voldoet aan alle vereisten gesteld door de Belastingdienst.

Voorbeeld factuur

In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld factuur die je met DigiBTW kunt maken.

Factuur voorbeeld zzp

Waar moet een factuur aan voldoen?

We geven hieronder een aantal zaken die verplicht op een factuur moeten staan volgens de Belastingdienst. De bovenstaande voorbeeldfactuur voldoet aan al deze eisen.

  1. Naam en adres van afzender en ontvanger

    Je zorgt dat de bedrijfsnaam en die van de ontvanger van de factuur vermeld staan. Ook het adres en het adres van de ontvanger staan vermeld.

  2. Btw- en KvK-nummer

    Bij het inschrijven bij de Kamer van Koophandel heb je een KvK- en btw-nummer gekregen. Je zorgt dat deze vermeld worden. Eenmanszaken krijgen per 1 januari een extra btw-nummer, lees meer.

  3. Factuurnummer

    DigiBTW zorgt ervoor dat de factuurnummers automatisch oplopend doorgenummerd zijn. Op deze manier is het makkelijk de facturen terug te vinden in de administratie en kunnen je klanten alle facturen netjes uit elkaar houden. Bovendien is het voor de Belastingdienst ook belangrijk om een opvolgende en sluitende factuurnummering te hanteren.

  4. Product of dienst

    Op de factuur moet omschreven zijn wat er in rekening gebracht wordt.

    Uit de omschrijving moet duidelijk worden welk product of dienst er geleverd is/wordt.

  5. Bedrag en btw

    Uiteraard vermeldt je het verschuldigde bedrag dat je in rekening brengt. Je vermeldt daarbij altijd het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het bedrag inclusief btw. DigiBTW berekent automatisch de btw, zo maak je geen fouten en staat het ook klaar voor de btw-aangifte.

  6. Betalingsgegevens en -condities

    Het is voor de klant wel zo handig om te weten waar het bedrag naar overgemaakt moet worden en wanneer de factuur betaald moet zijn. Ook verzoek je de klanten of zij het factuurnummer erbij willen vermelden. Zodra de betaling binnen is, weet je precies om welke factuur het gaat en zal DigiBTW de betaling automatisch aan de factuur koppelen. Zo blijft je administratie eenvoudig op orde en weet je altijd wat de betaalstatus is van de facturen die je verstuurd hebt.

De afnemer stelt de factuur op, en nu?

Je mag met de afnemer afspreken dat hij de factuur opstelt. Jij blijft echter verantwoordelijk dat dit goed gebeurt! Let er op dat:

  • De factuur nog voldoet aan bovenstaande eisen.
  • Wanneer je niet akkoord gaat, je zelf een nieuwe factuur moet opstellen. Tenzij je het samen eens wordt over een verbeterde factuur.
  • Jij als leverancier verantwoordelijk bent voor de btw betaling.

Sneller betaald krijgen?

Voor een gezonde liquiditeit is het van belang dat je de facturen binnen de gestelde betaaltermijn betaald krijgt. Wanneer je de software van DigiBTW gebruikt om te factureren, ben je verzekerd dat je aan alle voorwaarden voldoet om snel betaald te krijgen.

Met DigiBTW ben je namelijk verzekerd dat:

  1. Alle benodigde gegevens duidelijk op de factuur staan

    Als je de gegevens in je DigiBTW account invult, komen alle benodigde gegevens automatisch op de facturen te staan. Indien gewenst, kun je ook de template van de factuur verder naar eigen wens en huisstijl inrichten.

  2. Je klant makkelijk kan betalen

    Je kunt de PDF factuur direct vanuit DigiBTW per e-mail versturen. Tevens treft de klant een link in de e-mail, waarmee de factuur direct betaald kan worden via iDEAL (of andere online betaalmethodes). Dit zorgt ervoor dat de drempel voor de klant om te betalen lager ligt en er geen fouten gemaakt worden in het overboeken van het bedrag.

  3. Je zicht hebt op de betaalde en niet-betaalde facturen

    Factuur kunnen eenvoudig gefilterd of gesorteerd worden op betaalde of juist niet-betaalde facturen. Zodra een de betalingstermijn van een factuur verlopen is, zie je dit in het overzicht.

Verstuur facturen met iDEAL-link

Wanneer facturen voorzien zijn van een link om direct de betaling online te kunnen doen, worden deze ook sneller betaald.

De betaling kan direct online gebeuren, zonder dat de klant moet nadenken over rekeningnummers en betaalkenmerken, dat gaat automatisch goed.

Dat is makkelijker voor de klant en het wordt direct goed en correct verwerkt in de boekhouding.

Uit ons eigen onderzoek is gebleken dat je zelfs het percentage van klanten dat je facturen betaalt, kunt verhogen met het toevoegen van een iDEAL-link.

De uitkomsten van ons onderzoek lees je af in onderstaande infographic.

Factuur voorbeeld zzp

Je facturen bewaren

Als ondernemer moet je al je verstuurde en ontvangen facturen in originele staat bewaren. De facturen moeten 7 jaar bewaard worden. Onroerende zaken zijn hiervoor een uitzondering, hiervoor geldt een bewaarplicht van 10 jaar. De bewaarplicht is belangrijk voor de Belastingdienst omdat zij de administratie moet kunnen controleren, ook over voorgaande jaren.

Digitale facturen moet je ook digitaal bewaren. Papieren facturen en bonnetjes mogen wel ingescand worden en digitaal bewaard worden. Het is belangrijk dat alles nog goed leesbaar is en het echtheidskenmerk wordt opgeslagen. Op deze manier hoef je de fysieke facturen en bonnen niet te bewaren.

Met DigiBTW worden de facturen automatisch opgeslagen en bewaard, voorzien van goede backups.

Je factuur maken met DigiBTW?

In drie stappen eenvoudig een factuur maken met DigiBTW:

  1. Selecteer de relatie

    De eerste keer dat je deze klant factureert? Voeg dan een nieuw contact toe en de volgende keer kun je deze direct selecteren.

  2. Geef de factuurregels in

    Vul het product, dienst of omschrijving in en kies het juiste btw-percentage. Je kunt aangeven of het door jou ingevulde bedrag met of zonder btw is. Kies het juiste btw-percentage en DigiBTW doet de rest.

  3. Opslaan en verzenden

    Je kunt er voor kiezen om direct per e-mail te versturen. Tevens kun je ook een PDF downloaden om deze bijvoorbeeld per post te versturen.

Je facturen maken met DigiBTW? Probeer DigiBTW dan nu gratis.


Begin direct en probeer DigiBTW vrijblijvend een maand gratis.

Probeer DigiBTW gratis
Nieuwsbrief

Hoi, ik ben Bart!

Graag deel ik mijn jarenlange kennis en ervaring op het gebied van boekhouden en zzp'en!

Blijf ook op de hoogte, laat je e-mailadres achter!

Geen zorgen, wij houden ook niet van spam.