Factuur maken

Boekhouden en facturatie

Je hebt je eerste klant binnengehaald, je dienst of product geleverd en daar is dan het moment: je gaat de eerste factuur maken. Maar welke gegevens moeten er nou allemaal op de factuur staan? Met DigiBTW weet je zeker dat je factuur voldoet aan alle vereisten gesteld door de Belastingdienst.

Snel, compleet en efficiënt facturen opstellen

In dit artikel gaan wij in op de verschillende onderdelen van facturen opstellen, versturen en de verschillende manieren waarop je dat kunt doen. Ben je op zoek naar een voorbeeldfactuur? Scrol dan naar beneden, daar kan je meerdere voorbeelden downloaden.

Waar moet een factuur aan voldoen?

We geven hieronder een aantal zaken die verplicht op een factuur moeten staan volgens de Belastingdienst. De voorbeeldfacturen uit dit artikel voldoen aan al deze eisen.

Naam en adres van afzender en ontvanger

Je zorgt dat de bedrijfsnaam en die van de ontvanger van de factuur vermeld staan. Ook het adres en het adres van de ontvanger staan vermeld.

Btw- en KvK-nummer

Bij het inschrijven bij de Kamer van Koophandel heb je een KvK- en btw-nummer gekregen. Je zorgt dat deze vermeld worden. Eenmanszaken krijgen per 1 januari een extra btw-nummer, lees meer .

Factuurnummer

DigiBTW zorgt ervoor dat de factuurnummers automatisch oplopend doorgenummerd zijn. Op deze manier is het makkelijk de facturen terug te vinden in de administratie en kunnen je klanten alle facturen netjes uit elkaar houden.

Bovendien is het voor de Belastingdienst ook belangrijk om een opvolgende en sluitende factuurnummering te hanteren.

Product of dienst

Op de factuur moet omschreven zijn wat er in rekening gebracht wordt. Uit de omschrijving moet duidelijk worden welk product of dienst er geleverd is/wordt.

Bedrag en btw

Uiteraard vermeld je het verschuldigde bedrag dat je in rekening brengt. Je vermeldt daarbij altijd het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het bedrag inclusief btw.

DigiBTW berekent automatisch de btw, zo maak je geen fouten en staat het ook klaar voor de btw-aangifte.

Betalingsgegevens en -condities

Het is voor de klant wel zo handig om te weten waar het bedrag naar overgemaakt moet worden en wanneer de factuur betaald moet zijn. Geef dat duidelijk aan.

Ook verzoek je de klanten of zij het factuurnummer bij de betaling willen vermelden. Zodra de betaling binnen is, weet je precies om welke factuur het gaat en zal DigiBTW de betaling automatisch aan de factuur koppelen.

Zo blijft je administratie eenvoudig op orde en weet je altijd wat de betaalstatus is van de facturen die je verstuurd hebt.

Btw verlegd

Verleg je de btw? Dan moet de het btw-nummer van de onderneming waar de factuur naartoe wordt gestuurd vermeld worden op de factuur.

Ook moet ‘btw verlegd’ vermeld worden op de factuur. DigiBTW doet dit automatisch voor je.

Voorbeeld factuur

In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeldfactuur. Een factuur met deze lay-out kan ook gemaakt worden vanuit DigiBTW. De lay-out kan bovendien volledig naar wens aangepast worden.

Download hier een voorbeeld van een factuur. Gebruik het document als voorbeeld en lees hieronder nog meer tips voor een volledige en juiste factuur.

De voorbeelden zijn Word-documenten (.docx). Deze bestanden zijn te openen met bijvoorbeeld Microsoft Word of Google Docs.

Download Factuur voorbeeld 1     Download Factuur voorbeeld 2

Factuur voorbeeld zzp

Wanneer verstuur je de factuur

Wanneer je de factuur opstuurt, is afhankelijk van de gemaakte afspraken. Doorgaans is het normaal de factuur te sturen nadat de dienst is geleverd of is afgerond. Probeer de factuur na afronding van de opdracht snel te versturen. Hoe langer hoe wacht hoe minder de geleverde dienst onder de aandacht is van de opdrachtgever.

De Belastingdienst heeft niet vastgesteld vanaf wanneer de factuur verstuurd mag worden. De belastingdienst heeft wél vastgesteld wanneer de factuur uiterlijk verstuurd moet worden.

Je moet de factuur uiterlijk versturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin jij je opdracht hebt afgerond.

Omdat de Belastingdienst niet heeft aangegeven vanaf wanneer een factuur verstuurd kan worden, is het dus wel mogelijk om voorschotfacturen te versturen.

Hoe stel je een factuur op?

Bijna alle facturen worden tegenwoordig digitaal opgesteld. Dat kan in een tekstverwerkingsprogramma zoals MS Word of MS Excel of met administratiesoftware.

De facturen die tegenwoordig nog niet digitaal worden opgesteld zijn vaak bonnetjes die direct worden uitgeprint door een kassa bij bijvoorbeeld het bestellen van een broodje bij de slager of een inkopen van materialen bij een bouwmarkt.

Digitaal of niet digitaal maakt voor de rechtsgeldigheid niets uit! De btw die vermeld staat op een bon mag gewoon afgetrokken worden in de administratie, net zoals bij digitale facturen.

Tegenwoordig zijn er steeds minder ondernemers die ervoor kiezen om hun facturen aan te maken in Word of Excel.

Top 6 nadelen van facturen in Word of Excel:

  1. Dataopslag

    Er moet een digitale kopie worden bewaard van de factuur. Dat betekent dat elke factuur separaat opgeslagen moet worden op de computer.
  2. Geen inzicht

    Het is niet snel inzichtelijk te krijgen wat het totaal is van de facturen van afgelopen kwartaal zonder daarvoor alle aparte bestanden te moeten openen.
  3. Geen automatische backups

    Gaat de computer stuk? Dan ben je ook je administratie kwijt.
  4. Meer tijd en fouten

    NAW gegevens van relaties moeten altijd opnieuw in het document getypt worden, dat kost tijd en vergroot de kans op fouten
  5. Geen controle btw-berekening

    Er is geen controle op fouten op de berekening van de btw.
  6. Geen verwerking in boekhouding

    De informatie uit de facturen (bedragen, btw, etc.) zijn niet automatisch verwerkt in een boekhouding.

Door digitaal facturen aan te maken (met behulp van een programma), gaan veel onderdelen van dit proces een stuk gemakkelijker. Naast dat het tijd bespaart, voorkomt het ook fouten.

Welke betalingstermijn moet je hanteren?

Voordat je facturen verstuurt naar je opdrachtgever is het slim een betalingstermijn af te spreken. Zo weet jij wanneer je uiterlijk betaald gaat krijgen. Maar belangrijker is, dat duidelijk is wanneer er te laat wordt betaald.

Wanneer er geen betalingstermijn is afgesproken tussen uitvoerder en opdrachtgever geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Het is altijd mogelijk een kortere betalingstermijn af te spreken. Op kortere betalingstermijnen gelden geen grenzen. Op langere betalingstermijnen zijn die er wel. Een langere betalingstermijn is op een maximum gesteld van 60 dagen. Een langere termijn kan alleen worden afgesproken als kan worden aangetoond dat dit geen nadelige gevolgen heeft voor één van de twee partijen.

Doorgaans is een betalingstermijn van tussen de 14 en dagen 30 normaal. Voor kleine ondernemers en freelancers is het tegenwoordig heel normaal om een betalingstermijn van 14 dagen af te spreken.

Factuur te laat betaald?

Wanneer je een boekhoudprogramma zoals DigiBTW gebruikt, kan je een standaard betalingstermijn instellen of juist een afwijkende per factuur. De vervaldatum van de factuur wordt dan direct duidelijk getoond op de factuur.

Wanneer een factuur niet op tijd betaald is, is dan direct duidelijk zichtbaar in DigiBTW. Je kunt dan ook gelijk een betalingsherinnering (of aanmaning) versturen om de opdrachtgever te herinneren aan de gemaakte afspraken en dat de factuur nog niet is voldaan. Hiervoor zijn binnen DigiBTW standaardteksten beschikbaar.

Digitaal factureren

Een factuur maken kan op veel verschillende manieren gedaan worden. Zelfs als je nu al gebruik maakt van digitaal factureren, kun je nog een hoop tijd en stress besparen.

Naast extra handelingen die tijd kosten, kan dit ook erg foutgevoelig zijn. Iedere keer handmatig opnieuw gegevens, adressen, etc. typen of kopiëren en zelf bedragen en btw uitrekenen, kan sneller tot fouten leiden.

Dit is onder andere de reden dat DigiBTW het digitaal factureren zo eenvoudig mogelijk houdt.

Naast het besparen van tijd, voorkom je dus fouten, is alles netjes en overzichtelijk opgeslagen en bied je ook nog voordelen aan de ontvangers van je facturen, je klanten.

Wat is een digitale factuur?

De term digitale factuur wordt op verschillende manieren gebruikt. Met de tijd is de toepassing hiervan ook veranderd. In eerste instantie was een digitale factuur simpelweg geen papieren factuur die per post verstuurd werd, maar een digitaal bestaand (vaak pdf) dat per e-mail verstuurd werd.

Inmiddels kan het ook staan voor een zogenaamde e-factuur, een daadwerkelijk digitaal bestand (UBL in xml-formaat) dat door bepaalde boekhoudprogramma’s, zoals DigiBTW, aangemaakt en ingelezen kan worden.

Factuur in PDF

Veel mensen gebruiken de term digitale factuur in eerste instantie voor facturen die digitaal (per e-mail) verstuurd worden, doorgaans als pdf-bestand.

Facturen die vanuit DigiBTW aangemaakt worden, worden standaard als pdf verstuurd.

E-factuur met UBL

Maar echt digitaal factureren gaat nog verder met een elektronische UBL-factuur. Dit is een bestand dat in een xml-formaat meegestuurd wordt met de factuur. Dit bestand bevat dan gestructureerde gegevens uit de factuur.

Op deze wijze kan de factuur automatisch ingelezen en/of ingevoerd worden door het boekhoudprogramma van de ontvanger. Dit scheel fouten en tijd.

Bovendien zijn er steeds meer opdrachtgevers, zoals bepaalde overheidsinstanties, die dit zelfs eisen en facturen alleen in behandeling nemen als deze ook als elektronische UBL-factuur toegestuurd worden.

Vanuit DigiBTW wordt de digitale UBL-factuur automatisch meegestuurd. En wanneer je een UBL-factuur ontvangt, kan de bonnetjes-inbox van DigiBTW automatisch de gegevens uit de factuur voor je invullen.

Super eenvoudig

Doordat je gebruik maakt van digitale facturatie, maak je het werk voor zowel jezelf als voor de ontvanger van de factuur een stuk makkelijker. Het maken van de digitale factuur is zo gedaan met de software van DigiBTW.

Met een druk op de knop kan deze ook direct eenvoudig per e-mail gestuurd worden als pdf, de digitale UBL e-factuur wordt automatisch meegestuurd. In de e-mail kan ook direct een betaallink opgenomen worden.

Voordelen van Digitaal Factureren

Het versturen van een digitale factuur heeft een groot aantal voordelen ten opzichte van de klassieke manier.

Het versturen van een digitale factuur heeft een groot aantal voordelen ten opzichte van de klassieke manier.

Als gebruiker van DigiBTW kun je gebruik maken van alle voordelen:

  1. Naam en adres van afzender en ontvanger

    Je zorgt dat de bedrijfsnaam en die van de ontvanger van de factuur vermeld staan. Ook het adres en het adres van de ontvanger staan vermeld.

  2. Bespaar tijd

    Het aanmaken van een factuur gaat een stuk sneller dan bijvoorbeeld kopiëren en plakken van oude facturen en gegeven in een tekstverwerker aanpassen.

  3. Voorkom fouten

    Veel gegevens, zoals de adresgegevens van de klant, worden automatisch ingevuld. Wanneer het handmatig getypt of gekopieerd wordt, kan dat voor fouten zorgen. Het systeem berekent bijvoorbeeld ook automatisch btw, ook dat voorkomt fouten.

  4. Fijner voor je klanten

    Naast dat het overzichtelijker en professioneler is voor je klanten, kan het ook extra voordeel bieden als het systeem van de ontvanger UBL ondersteunt. De factuur die zij ontvangen, kan dan (nagenoeg) volledig automatisch ingevoerd worden in de boekhouding.

  5. Geen papieren rompslomp meer

    Je kunt de digitale facturen overzichtelijk op chronologische volgorde terugvinden in het dashboard.

    Bovendien voldoe je direct aan de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst, zonder alles in schoenendozen te moeten bewaren. Ook hoef je geen zorgen te maken over brand, schade, zoekraken, etc. Als je gebruik maakt van DigiBTW, staat alles veilig in de cloud opgeslagen met meerdere back-ups.

  6. Betaaltermijnen monitoren

    Je kunt de verlopen betaaltermijnen beter in de gaten houden. Wanneer de betaaltermijn is verlopen, wordt dit automatische met een rode kleur aangegeven. Zo weet je precies aan wie je een herinnering moet sturen.

  7. Sneller betaald

    De digitale factuur is direct bij de klant wanneer je deze verstuurt. Met UBL staat deze ook sneller in de boekhouding van de ontvanger.

    Daarnaast kan er direct een iDEAL betaallink meegestuurd worden. Uit onderzoek is gebleken dat facturen met een betaallink sneller worden betaald.

  8. Standaardproducten en diensten

    Als je vaste producten of diensten verkoopt, kun je deze vastleggen in DigiBTW. Heeft een klant dit product gekocht? Dan kun je deze eenvoudig toevoegen. Het enige dat je nog hoeft aan te passen, is het aantal.

  9. Meer inzicht

    Je hebt meer inzicht in de financiële status van je bedrijf. Je weet welk bedrag er nog aan omzet openstaat en hoeveel btw er afgedragen moet worden. Op die manier kun je financieel beter onderbouwde keuzes maken voor je onderneming.

Sneller betaald krijgen?

Voor een gezonde liquiditeit is het van belang dat je de facturen binnen de gestelde betaaltermijn betaald krijgt. Wanneer je de software van DigiBTW gebruikt om te factureren, ben je verzekerd dat je aan alle voorwaarden voldoet om zo snel mogelijk betaald te krijgen.

Met DigiBTW ben je namelijk verzekerd van het volgende:

  1. Alle benodigde gegevens staan duidelijk op de factuur

    Als je de gegevens in je DigiBTW account invult, komen alle benodigde gegevens automatisch op de facturen te staan. Indien gewenst, kun je ook de template van de factuur verder naar eigen wens en huisstijl inrichten.

  2. Je klant kan makkelijk betalen

    Je kunt de PDF factuur direct vanuit DigiBTW per e-mail versturen. Tevens treft de klant een link in de e-mail, waarmee de factuur direct betaald kan worden via iDEAL (of andere online betaalmethodes). Dit zorgt ervoor dat de drempel voor de klant om te betalen lager ligt en er geen fouten gemaakt worden in het overboeken van het bedrag.

  3. Je hebt zicht op de betaalde en niet-betaalde facturen

    Factuur kunnen eenvoudig gefilterd of gesorteerd worden op betaalde of juist niet-betaalde facturen. Zodra een de betalingstermijn van een factuur verlopen is, zie je dit in het overzicht.

Verstuur facturen met iDEAL-link

Wanneer facturen voorzien zijn van een link om direct de betaling online te kunnen doen, worden deze ook sneller betaald.

De betaling kan direct online gebeuren, zonder dat de klant moet nadenken over rekeningnummers en betaalkenmerken, dat gaat automatisch goed.

Dat is makkelijker voor de klant en het wordt direct goed en correct verwerkt in de boekhouding.

Uit ons eigen onderzoek is gebleken dat je zelfs het percentage van klanten dat je facturen betaalt, kunt verhogen met het toevoegen van een iDEAL-link.

De uitkomsten van ons onderzoek lees je af in onderstaande infographic.

Factuur voorbeeld zzp

De afnemer stelt de factuur op, en nu?

Je mag met de afnemer afspreken dat hij de factuur opstelt. Jij blijft echter verantwoordelijk dat dit goed gebeurt! Let erop dat:

  1. De factuur nog voldoet aan eerdergenoemde eisen.
  2. Wanneer je niet akkoord gaat, je zelf een nieuwe factuur moet opstellen. Tenzij je het samen eens wordt over een verbeterde factuur.
  3. Jij als leverancier verantwoordelijk bent voor de btw-betaling.

Je facturen bewaren, hoe zit het met bewaarplicht?

Als ondernemer moet je al je verstuurde en ontvangen facturen in originele staat bewaren. De facturen moeten 7 jaar bewaard worden. Onroerende zaken zijn hiervoor een uitzondering, hiervoor geldt een bewaarplicht van 10 jaar. De bewaarplicht is belangrijk voor de Belastingdienst omdat zij de administratie moet kunnen controleren, ook over voorgaande jaren.

Digitale facturen moet je ook digitaal bewaren. Papieren facturen en bonnetjes mogen wel in gescand worden en digitaal bewaard worden. Het is belangrijk dat alles nog goed leesbaar is en het echtheidskenmerk wordt opgeslagen. Op deze manier hoef je de fysieke facturen en bonnen niet te bewaren.

Wat valt onder 'de administratie'?

Er is niet vast omschreven welke onderdelen van de administratie precies onder deze verplichting vallen. Wel is omschreven dat ‘alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn’. Zie hiervoor ook art. 52 lid 4 AWR.

Dit is natuurlijk erg breed omschreven. Het kan daarom handig zijn ook de agenda en onderliggende stukken zoals overeenkomsten te bewaren om de administratie verder toe te kunnen lichten als dat nodig is.

Met DigiBTW worden de facturen automatisch opgeslagen en kun je al je bonnetjes en andere stukken uploaden. Alle gegevens staan streng beveiligd opgeslagen in de cloud, voorzien van meerdere dagelijkse back-ups over verschillende locaties.

Gerelateerde artikelen

Hoi, ik ben Bart!

Graag deel ik mijn jarenlange kennis en ervaring op het gebied van boekhouden en zzp'en!

Blijf ook op de hoogte, laat je e-mailadres achter!

Geen zorgen, wij houden ook niet van spam.