Aanloopkosten

Aanloopkosten uitgelegd

Aanloopkosten, of opstartkosten, zijn kosten die je als aankomend ondernemer maakt ten behoeve van de op te richten onderneming.

Voor deze kosten gelden aparte regels waarover wij je in dit artikel alles zullen vertellen.

Aanloopkosten zijn ook kosten voor de onderneming

De kosten die jij als ondernemer maakt voor de onderneming voordat de onderneming bestaat mogen zodra de onderneming is gestart alsnog worden opgevoerd als zakelijke kosten.

Je mag de kosten die je maakte in de vijf voorafgaande jaren alsnog opvoeren in het eerste boekjaar van je onderneming. Deze vijf voorgaande jaren worden ook wel de aanloopfase van de onderneming genoemd.

Welke kosten vallen onder aanloopkosten?

De kosten die jij maakt tijdens de aanloopfase met een zakelijk karakter mogen worden gezien als aanloopkosten. Denk hierbij aan:

Websitekosten / hostingkosten

Veel ondernemers willen, begrijpelijk, een werkende website of in ieder geval een geclaimd domein hebben voordat ze beginnen met ondernemen.

Inschrijving KvK

Een goed voorbeeld van zakelijke kosten die gemaakt moeten worden om de onderneming in te kunnen schrijven en op te richten.

Reiskosten

Hieronder vallen de reiskosten gemaakt met openbaar vervoer of de zakelijke kilometers die jij hebt gereden met je eigen auto. Voor deze kilometers mag je in 2024 23 cent per zakelijk gereden kilometer rekenen. Lees in dit artikel meer over reiskosten en hoe je deze verwerkt in je financiële administratie:

Reiskosten als zzp'er. Wat zijn de regels?

Computer/telefoon/tablet

Voor veel beroepen is een goede computer of telefoon niet meer weg te denken. Voor veel zzp’ers is een goede betrouwbare computer of telefoon daarom een must. Let er wel op dat computers en telefoons tegenwoordig vaak meer dan € 450,- kosten. Dat betekent dat de investering afgeschreven moet worden. In dit artikel leggen wij je uit hoe je om moet gaan met investeringen in de administratie:

Hoe boek ik investeringen (met afschrijvingen)?

Belkosten

Als je zakelijke mobiele gesprekken hebt gevoerd, mogen deze ook worden gezien als aanloopkosten. Bekijk de specificatie van de factuur om na te gaan welk deel van de gemaakte kosten als zakelijke gezien kunnen worden.

Studies en cursussen

Heb je in de aanloop naar de start van je onderneming zelf een opleiding of cursus betaald om je kennis als professional op peil te houden? Dan zijn deze kosten aftrekbaar.

Belangrijk bij deze kosten is dat het er voor de Belastingdienst om gaat dat het een opleiding was voor het op peil houden van kennis.

Een studie voor een verbreding van de kennis is niet zakelijk aftrekbaar en vallen dus niet onder de aanloopkosten. In dat geval mogen die kosten worden opgevoerd bij in de aangifte inkomstenbelasting bij de persoonsgebonden aftrek.

Visitekaartjes/briefpapier en ander drukwerk

Veel ondernemers beschikken over visitekaartjes. In de aanloopfase kan een netwerkgesprek goed van pas komen en beschikken over visitekaartjes kan daarom goed van pas komen.

Lang niet iedereen werkt nog met briefpapier maar voor bijvoorbeeld advocaten is briefpapier nog steeds een belangrijk onderdeel van de dagelijks werkzaamheden. Ook de kosten voor het ontwerp van het logo vallen onder deze kosten.

Inrichting kantoor

Denk hierbij aan bureaustoelen, tafels en een koffiezetapparaat. Alles dat bij het kantoor hoort of gaat horen vallen onder de aanloopkosten.

Onthoud dat onderdelen van de inventaris onder de investeringsregels kunnen vallen als ze duurder zijn dan € 450,-

Notariskosten of ander juridisch advies

Voor ondernemers die een bv starten, is het noodzakelijk kosten te maken bij een notaris om überhaupt te kunnen beginnen. Denk hierbij aan een oprichtingsakte. Maar ook ander juridisch advies dat nodig is over bijvoorbeeld welke rechtsvorm voor uw onderneming het beste werkt of ondersteuning bij het opstellen van het ondernemingsplan vallen hieronder.

Btw en aanloopkosten

De btw die je hebt betaald over de aanloopkosten mag je terug vragen. Dat doe je in het eerste jaar dat je onderneming bestaat. Voor veel ondernemers betekent dit dat ze de aanloopkosten direct verwerken in de eerste btw-periode dat hun onderneming bestaat zodat ze de btw zo snel mogelijk terug ontvangen.

Aanloopkosten verwerken in je boekhouding

De btw die je hebt betaald over de aanloopkosten mag je terugvragen. Dat doe je in het eerste jaar dat je onderneming bestaat. Voor veel ondernemers betekent dit dat ze de aanloopkosten direct verwerken in de eerste btw-periode dat hun onderneming bestaat zodat ze de btw zo snel mogelijk terug ontvangen.

In DigiBTW boek je de aanloopkosten door onderstaande stappen te volgen:

• Ga naar Kosten > Nieuw
• Geef de datum die direct valt na de start van uw onderneming.
  Als je bent begonnen per 2020, voer dan 01-01-2020 als boekingsdatum
• Neem de gegevens verder over van de inkomende factuur
• Koppel een kostencategorie
• Selecteer het btw-percentage dat op de factuur wordt vermeld

Na deze stappen te hebben gevolgd, zorgt DigiBTW er automatisch voor dat de btw wordt verwerkt in de eerste btw-aangifte bij het onderdeel 5b Voorbelasting.

Hierna dien je nog aan te geven dat je de kosten privé hebt betaald. Hoe je een privé betaling verwerkt in DigiBTW lees je hier:

Hoe boek ik privé betaalde kosten?

Aanloopkosten en de aangifte inkomstenbelasting

Door de aanloopkosten in te voeren in het eerste boekjaar van de nieuwe onderneming wordt het resultaat van de onderneming verlaagd. Door de hogere kosten en het lagere resultaat betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting over het eerste jaar als ondernemer.

Bewaarplicht

Door alle facturen van de zakelijke kosten die je maakt in de aanloopfase goed te bewaren, kan je op in het startjaar goed besparen op de te betalen inkomstenbelasting.

Let er wel op dat er een bewaarplicht geldt van 7 jaar. Bij een controle moet je in staat zijn een kopie van de gemaakte kosten voor te kunnen leggen.