Als zelfstandig ondernemer kun je in aanmerking komen voor bepaalde aftrekposten om minder belasting te betalen. Voor veel van deze aftrekposten geldt dat je jaarlijks moet voldoen aan het urencriterium, ook wel urennorm, genoemd van de Belastingdienst.
In dit artikel leggen we je o.a. uit wat het urencriterium is en wat de regels zijn.
Daarmee dus ook hoe controle plaatsvindt, hoe je de uren moet bijhouden en wat de regels en uitzonderingen zijn op het urencriterium in corona-tijd.
Het urencriterium is een regel bedoelt voor ondernemers om aan te geven of je recht hebt op ondernemersaftrekposten zoals:
Om te voldoen aan het urencriterium gelden de volgende twee regels:
Als je per jaar vier weken met vakantie wilt, dien je gemiddeld per week ongeveer 25,5 uur te ondernemen om te voldoen aan het urencriterium.
Begin je in oktober met ondernemen? Dan geldt voor jou nog steeds het urencriterium van 1.225. Je zou dan in ongeveer 12,5 week 1.225 uur moeten ondernemen. Dat is 98 uur per week. Theoretisch gezien niet onmogelijk maar praktisch gezien wel. Geef je in de aangifte inkomstenbelasting aan recht te hebben op zelfstandigen- en startersaftrek, dan kunt u daar zeker vragen over verwachten van de Belastingdienst.
Werk je twee dagen per week in loondienst en de rest van de tijd onderneem je? Houd er dan rekening mee dat je 48 (werkweken) x 16 (2 volle werkdagen) = 768 uur al werkt in loondienst. Daarnaast zou je nog 1.225 uur moeten besteden aan ondernemen om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen.
Werk je drie dagen per week in loondienst en de rest van de tijd onderneem je? Houd er dan rekening mee dat je 48 (werkweken) x 24 (3 volle werkdagen) = 1.152 uur al werkt in loondienst. Daarnaast zou je nog 1.225 uur moeten besteden aan ondernemen in een jaar.
Als je uitgaat van een vijfdaagse werkweek, blijven er 2 dagen per week over om deze uren te maken. Dat is dan 1.225 uren / 48 (werkweken) / 2 (werkdagen) = 12 uur en 45 minuten. Dat is praktisch gezien waarschijnlijk niet haalbaar.
In bovenstaande voorbeelden wordt er uitgegaan van 52 weken in een jaar waarvan 4 weken vakantie waarin niet gewerkt wordt.
De Belastingdienst wil ten eerste ondernemen stimuleren. Dat wordt gedaan door verschillende ondernemersvoordelen aan te bieden waardoor er minder belasting betaald hoeft te worden.
Om te voorkomen dat iedereen hiervoor zomaar in aanmerking komt door zich ‘gewoon’ in te schrijven bij de Kamer van Koophandel, bestaat er de voorwaarde om te voldoen aan een minimaal aantal uren.
Het is een veel gemaakte vergissing dat alleen directe uren onder het urencriterium vallen. De tijd die je aan overige zaken besteedt, mag ook gewoon meegeteld worden.
Hieronder staat een lijst van alle directe en indirecte uren die meetellen:
Zoals hierboven vermeld, tellen alle direct én indirecte uren mee die worden besteed aan het drijven van de onderneming. De tijd die jij op vakantie of ziek bent mag niet meegeteld worden.
Maar, mocht je tijdens je vakantie toch werk verrichten aan een zwembad of vanuit een vliegtuig, dan tellen deze uren gewoon mee voor het urencriterium.
De Belastingdienst stelt dat je aan moet kunnen tonen dat je voldoet aan het criterium. Dat doe je door je dagelijkse uren te noteren. Daarin geef je aan wat je hebt gedaan, op welke datum je dat hebt gedaan en hoeveel tijd je daaraan hebt besteed.
Idealiter vul je de urenadministratie verder aan met onderbouwing door middel van een agenda, kilometerregistratie, e-mails, administratie van facturen en bonnetjes.
Je houdt de urenadministratie het snelst en gemakkelijkst bij door gebruik te maken van een (online) tool zoals DigiBTW.
Wanneer je de uren bijhoudt in DigiBTW heb je direct alle benodigdheden bij elkaar. De genoteerde tijd kan dan ook direct gebruikt worden voor het opstellen van facturen voor je klanten.
Lees hier meer over factureren met DigiBTW.
Het belangrijkste aan de urenadministratie is dat aannemelijk gemaakt kan worden dat je de uren ook echt in het ondernemen hebt gestopt. Het maakt niet uit of je snel of langzaam hebt gewerkt. De Belastingdienst moet op basis van de uren en eventuele verdere administratie het reëel vinden dat je voldoet aan het criterium.
Als je tegen het einde van een jaar bent begonnen met ondernemen dan is het vrijwel onmogelijk te voldoen aan de eisen. De Belastingdienst zal in dat geval bijna zeker contact met je opnemen als je aan hebt gegeven wel te voldoen aan de eisen.
Als je zwanger bent, heb je net als mensen in loondienst recht op zwangerschapsverlof. De eisen voor het urencriterium worden in dit geval ook wat versoepeld. Gedurende je zwangerschapsverlof mag je de niet gewerkte uren alsnog mee laten rekenen voor het urencriterium. Ga hierbij uit van de uren die je normaal zou hebben gewerkt.
Je mag deze uren noteren over een periode van 16 weken. Werk je normaal fulltime? Dan mag je 16 * (8 uur * 5 werkdagen) = 640 uur noteren.
Bij een controle wordt er dan vooral gekeken naar de aannemelijkheid op basis van je urenregistratie over de voorgaande periode.
Door de coronacrisis zal het veel ondernemers niet lukken aan de ondergrens te voldoen, omdat er gewoonweg geen werk was.
De overheid heeft daarom besloten twee periodes van goedkeuring in te lassen waarin de ondernemer wekelijks tot aan 24 fictieve uren mag noteren. Het gaat om de periodes:
Gedurende deze periode hoef je van de Belastingdienst minder uren aan te tonen als ondernemer om alsnog in aanmerking te komen voor alle bijbehorende fiscale voordelen. Deze regeling dient slechts ter aanvulling tot ander gemaakte uren. Ze mogen dus niet opgeteld worden bij werkelijk gemaakte uren. Als je in een week tien uur hebt besteed aan je onderneming, mag je daar in deze periode nog 14 uur bovenop tellen.
Voor startende ondernemers welke beginnen vanuit arbeidsongeschiktheid wordt verwacht dat je voldoet aan een urencriterium van 800 uur.
Voldoe je aan het urencriterium? Dan mag je gebruik maken van allerlei fiscale voordelen. Veel van deze voordelen worden pas toegepast tijdens het opstellen van je aangifte inkomstenbelasting.
In de aangifte inkomstenbelasting wordt niet gevraagd of je denkt of vindt dat je voldoet aan het urencriterium. Door aan te geven dat je gebruik wilt maken van de zelfstandigen- en/of startersaftrek geef je indirect aan dat je voldoet in het urencriterium.
Bij twijfel zal de Belastingdienst je een brief sturen waarin ze aangeven waarom ze twijfelen of je voldoet aan het criterium. Hierbij is altijd ruimte voor bezwaar en het geven van aanvullende toelichting.
DigiBTW biedt de perfecte oplossing om de uren te registreren en te verwerken én de aangifte inkomstenbelasting op te stellen en versturen. Met de aangifte inkomstenbelasting van DigiBTW kun je eenvoudig bepalen of je voldoet aan het criterium, alle aftrekposten die voor jou van toepassing zijn worden dan automatisch voor je toegepast. Zo kun je maximaal profiteren van de belastingvoordelen.
Je volledige administratie is op deze wijze makkelijk en centraal georganiseerd.