Administratie voor kappers

Hier moet je op letten bij de boekhouding van je kapperszaak

Gelukkig hoeft dit niet heel ingewikkeld te zijn, er zijn echter wel zaken waar je over na moet denken of rekening mee moet houden.

In dit artikel leggen we je uit waar je aan moet denken en waar je op moet letten bij het beginnen van je eigen kapperszaak of kapsalon.

In welk vorm ga je ondernemen als kapper?

Als je als kapper aan de slag gaat zijn er verschillende opties waar je voor kunt kiezen:

1. Zelfstandig kapper in een bestaande salon

   Hierbij huur je als het ware een stoel in de salon en draag je hiervoor een bepaalde commissie of huur af aan de eigenaar van de salon. Voordeel van deze optie is dat er weinig grote investeringen nodig zijn, op wellicht eigen materiaal na.

   Een nadeel kan zijn dat je afhankelijk bent van de salon voor klanten, als de salon weinig aan marketing doet kan het dus zijn dat er weinig klanten binnenkomen maar dat de vaste huur van de stoel wel doorloopt.

2. Eigen kapsalon openen

   Bij deze vorm van ondernemen heb je de meeste vrijheid. Je bepaalt namelijk zelf waar je de salon opent, hoe je de salon runt, hoe je reclame maakt, etc. Bij het openen van een salon komen echter wel meer dingen kijken, er moet namelijk een geschikte locatie gevonden worden, hiervoor kan het zijn dat er langdurige contracten afgesloten worden voor de huur van een pand.

   Een nadeel hiervan kan dus zijn dat er meer risico wordt gelopen omdat er meer investeringen benodigd zijn.

3. Aansluiten bij een franchise

   In dit geval sluit jij jezelf aan bij een bestaande organisatie om onder hun naam een eigen kapsalon te openen. Voordeel hiervan is dat je kan rekenen op steun vanuit de organisatie bij bijvoorbeeld het vinden van financiering, doen van marktonderzoek, uitstippelen van marketingstrategie en dat er al een bepaalde naamsbekendheid is.

   Nadelen van een franchise kunnen zijn dat er minder vrijheden zijn om je eigen stempel te drukken op de salon, dat contracten vaak voor langere periodes afgesloten moeten worden en dat je bij een eventuele verkoop van je bedrijf mogelijk toestemming nodig hebt van de franchisegever.

Administratieve taken als kapper

In wat voor vorm je de onderneming gaat starten, verandert niets aan het feit dat er administratieve taken om de hoek komen kijken. Je moet hierbij denken aan de volgende zaken:

1. Betalingen

   Het verwerken van de betalingen in je administratie. Dit kunnen bijvoorbeeld pinbetalingen zijn, of contact en zelfs misschien per factuur van je klanten. Maar ook betalingen die je zelf doet als je huur betaalt, materialen inkoopt, etc.

2. Bewaarplicht

   Alle bonnen en facturen van de gemaakte kosten moet je bewaren en kunnen aantonen bij een eventuele controle van de Belastingdienst. Deze kunnen digitaal maar ook fysiek in bijvoorbeeld mappen bewaard worden.

3. Belastingaangiftes

   Belastingaangiftes (op tijd) indienen en betalen. Voor de btw-aangifte geldt doorgaans dat dit ieder kwartaal gedaan moet worden. De inkomstenbelasting dien je één keer per jaar te doen.

4. Facturatie

   Sommige kappers doen soms ook bepaalde klussen op basis van een factuur, zoals bij bruiloften, evenementen, etc. De facturatie dien je dan ook zelf te verzorgen en rekening te houden met regels die gelden voor de factuur. Deze moet aan bepaalde voorwaarden voldoen.

In het algemeen heb je als kapper de standaard administratieplicht. De inkomsten en uitgaven dienen gedocumenteerd te worden in de administratie, waarbij ook duidelijk is welke bedragen aan btw hierbij zijn inbegrepen. Op basis van de gevoerde administratie wordt namelijk per kwartaal de btw-aangifte opgesteld en ingediend.

Alle zakelijke kosten die worden gemaakt mogen afgetrokken worden van de winst. Hierdoor verlaag je uiteindelijk het bedrag wat aan inkomstenbelasting betaald moet worden. Ook de btw welke betaald wordt over de gemaakte kosten, mag afgetrokken worden van de te betalen btw die gerekend wordt over de omzet.

Welke kosten heeft een kapsalon/kapperszaak?

Net als iedere ondernemer heeft een kapper een aantal vaste kosten. Denk hierbij aan de kosten voor inkoop van benodigde producten en kappersmaterialen zoals kammen, scharen haarverf, etc. Maar ook overige kosten zoals kosten voor huisvesting of stoelhuur, het bezoeken van beurzen en aanschaf vakliteratuur.

Ook de kosten die je maakt voor het voeren van je administratie, zoals de aanschaf van een laptop/computer of een abonnement op boekhoudsoftware zoals DigiBTW, zijn aftrekbaar van de winst. Mocht je een stoel aan huis hebben, zijn ook onder bepaalde voorwaarden de kosten hiervan aftrekbaar.

Daarnaast kun je nog denken aan kosten zoals verzekeringen, auto van de zaak, marketing, salonsoftware, eventuele inhuur van zelfstandige kappers of personeel, etc.

5 Boekhoudtips voor kappers

We hebben een aantal boekhoudtips voor kappers op een rij gezet. Volg deze tips voor het voeren van een zo goed en compleet mogelijke administratie als kapperszaak:

1. Boekhoudprogramma

   Gebruik een goed en gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma voor het voeren van de administratie. Een boekhoudprogramma zoals DigiBTW zorgt voor overzicht in je administratie en behoedt je bovendien van fouten doordat het zo gebruiksvriendelijk is en rekening houdt met zzp'ers. Vanuit DigiBTW is het bovendien mogelijk om de btw-aangifte direct te versturen naar de Belastingdienst. Ook beschikt DigiBTW, als enig programma in Nederland, over een module om de aangifte inkomstenbelasting ook direct te doen.

2. Bankrekening

   Laat alle betalingen van omzet en kosten zoveel mogelijk via een zakelijke bankrekening verlopen. Dit versimpelt namelijk je administratieplicht aanzienlijk en zorgt ervoor dat je de boekhouding snel op orde hebt. Met een programma als DigiBTW kunnen je banktransacties dan heel snel en eenvoudig verwerkt worden in je administratie, die gebeurt voor een groot deel zelfs automatisch.

3. Up-to-date

   Werk de administratie regelmatig bij. Op deze manier houd je grip op je administratie en daarmee dus ook in je geldzaken. Als je het regelmatig doet, is het bovendien iedere keer een kleine klus. Zeker een goed boekhoudprogramma als DigiBTW kan het letterlijk een kwestie van minuten zijn om de boekhouding bij te werken.

4. Spaar

   Zet periodiek geld opzij, het liefst maandelijks. Als ondernemer zijn er veel zaken die je pas achter moet (of kunt) betalen. Er kunnen onvoorziene kosten zijn. Ook schiet je in principe de btw voor, per kwartaal draag je dat doorgaans af. De inkomstenbelasting betaal je na het einde van het jaar. Door maandelijks een bedrag opzij te zetten kom je niet voor verassingen te staan, dit kan veel problemen voorkomen.

5. Pin

   Sluit een abonnement af voor het verwerken van pinbetalingen. Voor de pinbetalingen zijn tegenwoordig veel mogelijkheden die ook zeer betaalbaar zijn en snel in gebruik zijn te nemen. De tijd van dure apparaten met bijbehorende dure onderhoudscontracten is gelukkig voorbij.