Digitale facturen maken

Blog

Digitaal factureren met DigiBTW

Een factuur maken kan op veel verschillende manieren gedaan worden. Zelfs als u nu al gebruik maakt van digitaal factureren kunt u nog een hoop tijd en stress besparen.

Er zijn nog steeds ondernemers die (digitale) facturen, zelf handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Microsoft Office met Word of Excel.

Naast extra handelingen die tijd kosten, kan dit ook erg foutgevoelig zijn. Iedere keer handmatig opnieuw gegevens, adressen, etc. typen of kopiëren en zelf bedragen en btw uitrekenen, kan sneller tot fouten leiden.

Dit is onder andere de reden dat DigiBTW het digitaal factureren zo eenvoudig mogelijk houdt.

Naast het besparen van tijd, voorkomt u dus fouten, is alles netjes en overzichtelijk opgeslagen en biedt u ook nog voordelen aan de ontvangers van uw facturen, uw klanten.

Wat is een digitale factuur?

De term digitale factuur wordt op verschillende manieren gebruikt. Met de tijd is de toepassing hiervan ook veranderd. In eerste instantie was een digitale factuur simpelweg geen papieren factuur die per post verstuurd werd, maar een digitaal bestaand (vaak pdf) dat per e-mail verstuurd werd.

Inmiddels kan het ook staan voor een zogenaamde e-factuur, een daadwerkelijk digitaal bestand (UBL in xml-formaat) dat door bepaalde boekhoudprogramma’s (zoals DigiBTW) ingelezen kan worden.

Factuur in PDF

Veel mensen gebruiken de term digitale factuur in eerste instantie voor facturen die digitaal (per e-mail) verstuurd worden, doorgaans als pdf-bestand.

Facturen die vanuit DigiBTW aangemaakt worden, worden standaard als pdf verstuurd.

E-factuur met UBL

Maar echt digitaal factureren gaat nog verder met een UBL-factuur. Dit is een bestand dat in een xml-formaat meegestuurd wordt met de factuur. Dit bestand bevat dan gestructureerde gegevens uit de factuur.

Op deze wijze kan de factuur automatisch ingelezen en/of ingevoerd worden door het boekhoudprogramma van de ontvanger. Dit scheel fouten en tijd.

Vanuit DigiBTW wordt de digitale UBL-factuur automatisch meegestuurd. En wanneer u een UBL factuur ontvangt, kan de bonnetjes-inbox van DigiBTW automatisch de gegevens uit de factuur voor u invullen.

Super eenvoudig

Doordat u gebruik maakt van digitale facturatie, maakt u het werk voor zowel uzelf als voor de ontvanger van de factuur een stuk makkelijker. Het maken van de digitale factuur is zo gedaan en de software van DigiBTW.

Inmiddels kan het ook staan voor een zogenaamde e-factuur, een daadwerkelijk digitaal bestand (UBL in xml-formaat) dat door bepaalde boekhoudprogramma’s (zoals DigiBTW) ingelezen kan worden.

Met een druk op de knop kan deze ook direct eenvoudig per e-mail toegestuurd worden, de digitale UBL e-factuur wordt automatisch meegestuurd.

Voordelen van Digitaal Factureren

Het versturen van een digitale factuur heeft een groot aantal voordelen ten opzichte van de klassieke manier.

Als gebruiker van DigiBTW kunt u gebruik maken van alle voordelen:

  • Naam en adres van afzender en ontvanger

    U zorgt dat uw bedrijfsnaam en die van de ontvanger van de factuur vermeld staan. Ook uw adres en het adres van de ontvanger staan vermeld.

  • Bespaar tijd

    Het aanmaken van een factuur gaat een stuk sneller dan bijvoorbeeld kopiëren en plakken van oude facturen en gegeven in een tekstverwerker aanpassen.

  • Voorkom fouten

    Veel gegevens, zoals de adresgegevens van de klant, worden automatisch ingevuld. Wanneer het handmatig getypt of gekopieerd wordt, kan dat voor fouten zorgen. Het systeem berekent bijvoorbeeld ook automatisch btw, ook dat voorkomt fouten.

  • Fijner voor uw klanten

    Naast dat het overzichtelijker en professioneler is voor uw klanten, kan het ook extra voordeel bieden als het systeem van de ontvanger UBL ondersteunt. De factuur die zijn ontvangen, kan dan (nagenoeg) volledig automatisch ingevoerd worden in de boekhouding.

  • Geen papieren rompslomp meer

    U kunt de digitale facturen overzichtelijk op chronologische volgorde terugvinden in uw dashboard.

    Bovendien voldoet u direct aan de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst, zonder alles in schoenendozen te moeten bewaren.

  • Betaaltermijnen monitoren

    U kunt de verlopen betaaltermijnen beter in de gaten houden. Wanneer de betaaltermijn is verlopen, wordt dit met een rode kleur aangegeven. Zo weet u precies aan wie u een herinnering moet sturen.

  • Geen papieren rompslomp meer

    U kunt de digitale facturen overzichtelijk op chronologische volgorde terugvinden in uw dashboard.

    Bovendien voldoet u direct aan de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst, zonder alles in schoenendozen te moeten bewaren.

  • Beter inzicht voor de boekhouder

    Uw digitale factuur is direct bij de klant wanneer u deze verstuurt. Met UBL staat deze ook sneller in de boekhouding van de ontvanger.

    Daarnaast kan er direct een iDEAL betaallink meegestuurd worden. Uit onderzoek is gebleken dat facturen met een betaallink sneller worden betaald.

  • Standaard producten en diensten

    Als u vaste producten of diensten verkoopt, kunt u deze vastleggen in DigiBTW. Heeft een klant dit product gekocht? Dan kunt u deze eenvoudig toevoegen. Het enige dat u nog hoeft aan te passen, is het aantal.

  • Meer inzicht

    U heeft meer inzicht in de financiële status van uw bedrijf. U weet welk bedrag er nog aan omzet open staat en hoeveel btw er afgedragen moet worden. Op die manier kunt u financieel beter onderbouwde keuzes maken.


Begin direct en probeer DigiBTW vrijblijvend een maand gratis.

Probeer DigiBTW gratis
Nieuwsbrief

Hoi, ik ben Bart!

Graag deel ik mijn jarenlange kennis en ervaring op het gebied van boekhouden en zzp'en!

Blijf ook op de hoogte, laat uw e-mailadres achter!

Geen zorgen, wij houden ook niet van spam.