Boekhouden voor fotografen

Hier moet je op letten bij de boekhouding als fotograaf

Gelukkig hoeft dit niet heel ingewikkeld te zijn, er zijn echter wel zaken waar je over na moet denken of rekening mee moet houden.

In dit artikel leggen we je uit waar je aan moet denken en waar je op moet letten als fotograaf.

Bijhouden van de administratie als fotograaf

Fotografen zijn doorgaans creatieve personen en besteden om die reden liever zo min mogelijk tijd aan het bijhouden van de administratie. Een optie zou dan kunnen zijn om een boekhouder te benaderen om de werkzaamheden voor jou te doen. Dit kan echter al snel leiden tot hoge kosten. Helemaal als het om een nevenactiviteit gaat waar relatief weinig omzet gedraaid wordt.

Gelukkig zijn er tegenwoordig ook andere oplossingen zoals DigiBTW om de boekhouding eenvoudig zelf te kunnen doen en direct te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Net als iedere andere ondernemer heb je te maken met het aanmaken van facturen, inboeken van de kosten, verwerken van betalingen en het doen van de belastingaangiftes. Door zo snel mogelijk te beginnen met het bijhouden van je boekhouding, en dit bijvoorbeeld wekelijks op een vast moment te doen, zorg je ervoor dat de hoeveelheid werk die je eraan hebt meevalt. En zoals met de meeste dingen, geldt ook hiervoor: hoe vaker je een bepaalde handeling doet, hoe sneller en efficiënter je erin wordt.

Binnen DigiBTW zijn een aantal handigheden waarmee het voeren van de administratie sneller gedaan kan worden, zoals de automatische bankkoppeling waarmee de transacties voor je worden geïmporteerd in je administratie. Ook worden banktransacties automatisch gekoppeld aan kosten en facturen, en is het systeem zelflerend.

Ook is er een koppeling met de Belastingdienst om btw-aangiftes direct te versturen naar de Belastingdienst. Deze aangifte wordt opgesteld op basis van de door jou ingevoerde facturen en kosten, je hoeft dus zelf niets uit te rekenen en ook niet meer in te loggen bij de Belastingdienst.

Waar moet je ook aan denken als fotograaf?

1. Branche-organisaties

   Als fotograaf kun je je aansluiten bij een branche-organisatie. Dergelijke organisaties kunnen je bijvoorbeeld helpen bij het vinden van opdrachten, je in contact brengen met andere fotografen en dienstverleners, en je op weg helpen als je vragen hebt.

   Dergelijke organisaties zorgen er vaak ook voor dat geregeld ledendagen worden georganiseerd waar je collega fotografen leert kennen en nieuwe kennis op kan doen over het vak. Door via dit soort dagen een netwerk op te bouwen, kan het zijn dat je opdrachten via collega fotografen binnen krijgt en je elkaar op andere manieren kunt helpen. Het kan namelijk wel eens voorkomen dat deze persoon zelf geen tijd heeft of onverwachts andere verplichtingen heeft. Maar andersom kan het ook handig zijn dat je zelf mensen hebt waar je op terug kan vallen.

   Je zou dit netwerk dan ook kunnen gebruiken wanneer je zelf bijvoorbeeld ziek bent. Jouw opdrachtgever ziet dan dat je ervoor zorgt dat de opdracht gewoon uitgevoerd kan worden, ondanks dat je zelf ziek bent. Dit zorgt ervoor dat jouw opdrachtgever het gevoel heeft op je te kunnen bouwen en zal dan eerder terugkomen met nieuwe opdrachten. Ook zal dit direct ten goede komen van de mond-tot-mondreclame. Niemand wil ten slotte een fotograaf inhuren, die bijvoorbeeld niet komt opdagen en geen alternatief paraat heeft. Als je geboekt wordt voor een bruiloft en je wordt ziek, zou dat enorme negatieve gevolgen hebben, als er niemand anders zou zijn die de foto’s op die dag kan schieten.

   Branche-organisaties kunnen je ook helpen met vragen over het opstellen van contracten, juridische vraagstukken, auteursrecht, verzekeringen, etc. Uiteraard zitten er aan deze lidmaatschappen kosten verbonden, kijk dus goed welke organisaties er zijn en wat ze aanbieden voor de lidmaatschapskosten.

2. Portfolio/website

   Voordat mensen bepalen of ze met jou in zee gaan, willen ze uiteraard weten wat je kunt. Het opbouwen van een portfolio is daar de basis van, een website geeft je de mogelijkheid deze ook online te zetten en het voor iedereen mogelijk te maken deze in te zien.

   Als startend fotograaf kan het lastig zijn om in eerste instantie een portfolio op te bouwen, gelukkig zijn er veel creatieve oplossingen hiervoor te bedenken. Denk bijvoorbeeld aan ‘fotomeetings’ waarbij modellen en fotografen elkaar een dienst bewijzen door foto’s te laten maken. De modellen hebben zo mooie foto’s voor hun modellenportfolio en jij voor jouw portfolio.

   Ook kun je natuurlijk zelf erop uitgaan en foto’s maken om te laten zien wat je kunt. Post bijvoorbeeld regelmatig foto’s op social media. Ook kan het handig zijn om een aantal opdrachten gratis uit te voeren. Misschien ken je iemand die familieportretten wil, gaat trouwen of een andere mooie opdracht zou hebben. Bied aan om het gratis (of tegen hoge korting) te doen, om in ruil daarvan de foto’s te mogen gebruiken voor je portfolio.

3. Prijsbepaling

   Hoe bepaal je welke prijs je rekent voor je diensten? Hierbij is het vooral belangrijk dat je realiseert dat je waarschijnlijk de minste tijd kwijt bent aan het nemen van foto’s. Er gaat ook veel tijd zitten in kennismakingsgesprekken, bewerken van de foto’s, bijhouden van je portfolio/website, binnenhalen van nieuwe opdrachten, bijhouden van de administratie, etc.

   Al deze zaken kosten tijd en deze tijd dien je ook in te calculeren bij de prijzen die je bepaalt voor je diensten.

5 Boekhoudtips voor fotografen

We hebben een aantal boekhoudtips voor fotografen op een rij gezet. Volg deze tips voor het voeren van een zo goed en compleet mogelijke administratie als fotograaf:

1. Verzekeringen

   Als fotograaf maak je doorgaans gebruik van relatief dure apparaten. Een goede verzekering voor deze apparaten is dus geen overbodige luxe. Daarnaast heb je ook nog een arbeidsongeschiktheidsverzekering of aansprakelijkheidsverzekering. Deze laatste kun je bijvoorbeeld nodig hebben als je op een locatie per ongeluk een kop koffie over andermans apparatuur laat vallen. De kosten kunnen hierbij al snel oplopen.

2. Willekeurig afschrijven

   Wanneer je net begint als fotograaf investeer je waarschijnlijk direct in apparatuur zoals camera's en lenzen. Doorgaans zijn deze apparaten duurder dan € 450,- excl. btw en dien je deze af te schrijven over een periode van vijf jaar. Als je echter in aanmerking komt voor startersaftrek mag je dergelijke investeringen willekeurig afschrijven. Dit houdt in dat je de investering bijvoorbeeld in één keer mag afschrijven en dus direct het volledige bedrag als kosten op mag nemen in je administratie. Hierdoor verlaag je je eventuele winst en betaal je dus minder belasting.

3. Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

   In het verlengde van het voorgaande punt heb je ook de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Wanneer je boven een bepaald bedrag aan investeringen doet in je onderneming, mag je een gedeelte van dit bedrag in mindering brengen op de winst van je onderneming. Ieder jaar veranderen deze bedragen. Voor 2021 was het bijvoorbeeld zo dat als je een bedrag had geïnvesteerd tussen de € 2.401 en € 59.170, je 28% van het geïnvesteerde bedrag in minder mocht brengen op je winst. Deze regeling zorgt er dus voor dat je een deel van de investering terugkrijgt doordat je te betalen belasting wordt verlaagd.

4. Online boekhoudprogramma

   Gebruik een goed en gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma voor het voeren van de administratie. Een boekhoudprogramma zoals DigiBTW zorgt voor overzicht in je administratie en behoed je bovendien voor fouten. DigiBTW is speciaal ontwikkeld voor zzp’ers, het is daarom uiterst gebruiksvriendelijk en intuïtief, en toont bovendien meldingen en uitleg waar dat nodig is, in begrijpelijke taal. Vanuit DigiBTW is het bovendien mogelijk om de btw-aangifte direct te versturen naar de Belastingdienst. Ook beschikt DigiBTW, als enig programma in Nederland, over een module om de aangifte inkomstenbelasting ook direct te doen.

5. Zakelijke bankrekening

   Neem een zakelijke bankrekening om omzet en kosten van je bedrijf te scheiden van je privérekening. Dit maakt je administratieplicht veel makkelijker en zorgt ervoor dat je de boekhouding snel op orde hebt. Met een programma als DigiBTW kunnen je banktransacties dan heel snel en eenvoudig verwerkt worden in je administratie, die gebeurt voor een groot deel zelfs automatisch.