Boekhouden in Excel

Blog

De voor- en nadelen van boekhouden in Excel

Iedere startende ondernemer heeft het vast wel eens gehoord: 'Die boekhouding is nog niet zo groot, die kan makkelijk in Excel'.

De meesten hebben reeds een Office-pakket waardoor voordelig lijkt om er mee te boekhouden. Voor een deel klopt dat, de software is immers reeds beschikbaar. Alleen kan een dergelijke keuze uiteindelijk juist duurder uitpakken.

Excel biedt geen specifieke functionaliteiten en hulpmiddelen om op de juiste manier te boekhouden, om u voor fouten te behoeden en om te wijzen op belastingvoordelen en aftrekposten. Voor deze zaken biedt boekhoudsoftware zoals DigiBTW een ideale uitkomst.

Factuur in Excel Voorbeeld

Factuur maken in Excel

Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een factuur in Excel. Er kan een eigen template gemaakt worden hiervoor inclusief eigen logo, maar bij het invullen van bijvoorbeeld de relatie moeten de volledige adresgegevens e.d. zelf ingevuld worden. Deze adresgegevens staan waarschijnlijk in een ander bestand en die moeten dan weer opgezocht worden. Staan deze bestanden niet in de cloud, dan is het bijna niet mogelijk om vanaf meerdere locaties facturen te sturen.

Excel factuur versturen per e-mail

Als de factuur uiteindelijk opgesteld is, dient het Excel-bestand omgezet te worden naar een pdf-bestand en opgeslagen te worden op de computer. Vervolgens kan vanuit weer een ander programma/website de e-mail opgesteld/verstuurd worden. Aardig wat stappen voor een factuur maken in Excel.

Factureren met boekhoudprogramma

Met DigiBTW is het versturen van een factuur een fluitje van een cent.

Met DigiBTW profiteert u van de voordelen van boekhouden in Excel, maar heeft u geen last van de beperkingen en nadelen. Uiteraard is het in DigiBTW ook mogelijk om de lay-out van de factuur aan te passen naar uw eigen wensen inclusief logo.

Via het menu Facturen kan de factuur direct opgesteld worden door te beginnen met het te kiezen of invoeren van een klant. Deze hoeft u maar één keer aan te maken en is daarna eenvoudig te koppelen aan de nieuwe en toekomstige facturen.

Door het gebruik van artikelen met standaardprijzen en -omschrijvingen, is het mogelijk om vaak voorkomende facturen snel op te stellen. Ook kunnen eerder opgemaakte facturen in DigiBTW gekopieerd worden om nog sneller klaar te zijn met het opstellen van de factuur.

Daarnaast kan de factuur direct vanuit DigiBTW verstuurd worden per per e-mail naar uw klant. De factuur wordt automatisch als pdf-bestand meegestuurd en is automatisch opgenomen in uw administratie.

En de btw wordt op de achtergrond alvast voor u klaargezet voor de volgende aangifte. De btw-aangifte kunt u met een druk op de knop versturen.

Boekhouding doen in Excel

Wanneer u de boekhouding voert in Excel, komt u vaak een heel eind maar missen er toch een aantal functies die het voeren van de boekhouding simpeler en efficiënter maken.

Zoals eerder gezegd bent u vaak gebonden aan één locatie waar het bestand is opgeslagen. Daarnaast is Excel gebaseerd op formules die ervoor zorgen dat de informatie juist getoond wordt in het bestand. Wanneer één van deze formules het niet meer doet, werkt uw bestand niet meer correct en bent u het zicht op uw administratie kwijt.

Met DigiBTW heeft u hier geen last van. U kunt simpelweg de administratie voeren vanaf iedere computer met internet en zelfs via uw mobiele telefoon is het mogelijk om met DigiBTW te werken. Handig als u onderweg koffie haalt en het bonnetje direct instuurt naar de bonnetjes-inbox of wanneer u direct op locatie een klant een offerte of factuur wilt sturen.

Daarnaast is het mogelijk om vanuit DigiBTW direct de btw-aangifte in te dienen bij de Belastingdienst. Geen lastige en foutgevoelige berekeningen zoals bij het boekhouden in Excel. Sterker nog, DigiBTW regelt dat allemaal automatisch op de achtergrond.

En dan hebben we het niet eens gehad over de mogelijkheden om uren te schrijven (en factureren), ritten te registreren, kosten in te boeken, koppeling met de bankrekening, aangifte inkomstenbelasting op te stellen, et cetera.

Vraag nu een gratis proefaccount aan en kom er zelf achter wat de voordelen zijn van DigiBTW en waarom vele duizenden zzp’ers u reeds voor zijn gegaan.


Begin direct en probeer DigiBTW vrijblijvend een maand gratis.

Probeer DigiBTW gratis
Nieuwsbrief

Hoi, ik ben Bart!

Graag deel ik mijn jarenlange kennis en ervaring op het gebied van boekhouden en zzp'en!

Blijf ook op de hoogte, laat uw e-mailadres achter!

Geen zorgen, wij houden ook niet van spam.