Digitale facturen maken

Elektronisch factureren met UBL

Er zijn nog steeds ondernemers die (digitale) facturen, zelf handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Microsoft Office met Word of Excel.

Naast extra handelingen die tijd kosten, kan dit ook erg foutgevoelig zijn. Iedere keer handmatig opnieuw gegevens, adressen, etc. typen of kopiëren en zelf bedragen en btw uitrekenen, kan sneller tot fouten leiden.

In dit artikel lees je wat digitaal facturen precies en welke voordelen het jou als ondernemer kan bieden.

Wat is een digitale factuur?

De term digitale factuur wordt op verschillende manieren gebruikt. Met de tijd is de toepassing hiervan ook veranderd. In eerste instantie was een digitale factuur simpelweg geen papieren factuur die per post verstuurd werd, maar een digitaal bestaand (vaak pdf) dat per e-mail verstuurd werd.

Inmiddels kan het ook staan voor een zogenaamde e-factuur, een daadwerkelijk digitaal bestand (UBL in xml-formaat) dat door bepaalde boekhoudprogramma’s (zoals DigiBTW) ingelezen kan worden.

Factuur in PDF

Veel mensen gebruiken de term digitale factuur in eerste instantie voor facturen die digitaal (per e-mail) verstuurd worden, doorgaans als pdf-bestand.

Facturen die vanuit DigiBTW aangemaakt worden, worden standaard als pdf verstuurd.

E-factuur met UBL

Maar echt digitaal factureren gaat nog verder met een UBL-factuur. Dit is een bestand dat in een xml-formaat meegestuurd wordt met de factuur. Dit bestand bevat dan gestructureerde gegevens uit de factuur.

Op deze wijze kan de factuur automatisch ingelezen en/of ingevoerd worden door het boekhoudprogramma van de ontvanger. Dit scheel fouten en tijd.

Vanuit DigiBTW wordt de digitale UBL-factuur automatisch meegestuurd. En wanneer je een UBL factuur ontvangt, kan de bonnetjes-inbox van DigiBTW automatisch de gegevens uit de factuur voor je invullen.

Hoe moet je digitaal factureren?

Makkelijk een elektronische factuur sturen

Doordat je gebruik maakt van digitale facturatie, maak je het werk voor zowel jezelf als voor de ontvanger van de factuur een stuk makkelijker. Het maken van de digitale factuur is zo gedaan met de software van DigiBTW.

Factuur in UBL formaat

Inmiddels kan het ook staan voor een zogenaamde e-factuur, een daadwerkelijk digitaal bestand (UBL in xml-formaat) dat door bepaalde boekhoudprogramma’s (zoals DigiBTW) ingelezen kan worden.

Met een druk op de knop kan deze ook direct eenvoudig per e-mail gestuurd worden, de digitale UBL e-factuur wordt automatisch meegestuurd.

9 Voordelen van Digitaal factureren

Het versturen van een digitale factuur heeft een groot aantal voordelen ten opzichte van de klassieke manier.

Als gebruiker van DigiBTW kun je gebruik maken van alle voordelen:

1. Naam en adres van afzender en ontvanger

   Je zorgt dat de bedrijfsnaam en die van de ontvanger van de factuur vermeld staan. Ook het adres en het adres van de ontvanger staan vermeld.

2. Bespaar tijd

   Het aanmaken van een factuur gaat een stuk sneller dan bijvoorbeeld kopiëren en plakken van oude facturen en gegeven in een tekstverwerker aanpassen.

3. Voorkom fouten

   Veel gegevens, zoals de adresgegevens van de klant, worden automatisch ingevuld. Wanneer het handmatig getypt of gekopieerd wordt, kan dat voor fouten zorgen. Het systeem berekent bijvoorbeeld ook automatisch btw, ook dat voorkomt fouten.

4. Fijner voor je klanten

   Naast dat het overzichtelijker en professioneler is voor je klanten, kan het ook extra voordeel bieden als het systeem van de ontvanger UBL ondersteunt. De factuur die zijn ontvangen, kan dan (nagenoeg) volledig automatisch ingevoerd worden in de boekhouding.

5. Geen papieren rompslomp meer

   Je kunt de digitale facturen overzichtelijk op chronologische volgorde terugvinden in het dashboard.

   Bovendien voldoe je direct aan de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst, zonder alles in schoenendozen te moeten bewaren.

6. Betaaltermijnen monitoren

   Je kunt de verlopen betaaltermijnen beter in de gaten houden. Wanneer de betaaltermijn is verlopen, wordt dit met een rode kleur aangegeven. Zo weet je precies aan wie je een herinnering moet sturen.

7. Beter inzicht voor de boekhouder

   De digitale factuur is direct bij de klant wanneer je deze verstuurt. Met UBL staat deze ook sneller in de boekhouding van de ontvanger.

   Daarnaast kan er direct een iDEAL betaallink meegestuurd worden. Uit onderzoek is gebleken dat facturen met een betaallink sneller worden betaald.

8. Standaard producten en diensten

   Als je vaste producten of diensten verkoopt, kun je deze vastleggen in DigiBTW. Heeft een klant dit product gekocht? Dan kun je deze eenvoudig toevoegen. Het enige dat je nog hoeft aan te passen, is het aantal.

9. Meer inzicht

   Je hebt meer inzicht in de financiële status van je bedrijf. Je weet welk bedrag er nog aan omzet openstaat en hoeveel btw er afgedragen moet worden. Op die manier kun je financieel beter onderbouwde keuzes maken.