Boekhouden voor zzp'ers in de bouw

Werken als zzp'er in de bouw - alles wat je moet weten

In dit artikel informeren we je over de vijf meest voorkomende onderwerpen waar je als zzp’er in de bouw mee te maken krijgt.

Stappenplan: hoe te starten als ondernemer in de bouw

1. Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel (KvK)

   Zoals iedereen die voor zichzelf wil beginnen, is de eerste stap een inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is verplicht voor alle zelfstandig ondernemers. De inschrijving kan online, waarna er een afspraak gemaakt wordt op een vestiging van de KvK bij jou in de buurt. 
   
   Nadat de KvK de gegevens heeft doorgegeven aan de Belastingdienst, ontvang je een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer (btw-id). 
   •  Het omzetbelastingnummer is bedoeld voor communicatie met de Belastingdienst. Dit nummer heb je nodig om je btw-aangifte te doen.
   • Het btw-id gebruik je in de communicatie met zakelijke contacten. Het moet terug te vinden zijn op facturen, offertes e.d.  

2. Houd rekening met de aanschaf van de nodige materialen en/of een bedrijfsauto

   De glaszetter met twee nieuwe ruiten onder z’n arm past niet in de bus en vijf emmers stuc-primer hang je ook niet even aan het stuur van je fiets. Nagenoeg alle zzp’ers in de bouw hebben daarom een bedrijfsauto nodig. Net als voor het aanschaffen van eigen gereedschap, is het daarom belangrijk dat je hiervoor geld opzij hebt gezet. Banken sluiten hiervoor nauwelijks leningen af.   Onder bepaalde voorwaarden is het wel mogelijk materialen of een busje te leasen. Lees verderop in dit artikel nog meer tips over de aanschaf van een bedrijfsauto met ‘grijs kenteken’ en het opvoeren van deze en andere investeringen als aftrekpost (KIA).  
   
   

3.  Bepaal een realistische uurprijs

   Het gemiddelde uurtarief van een bouwvakker is 38 euro. Hoeveel je per uur kunt rekenen, hangt af van de kosten van te gebruiken materialen, ervaring en opgebouwde goodwill. Kijk ook naar je concurrenten in de sector: welke tarieven hanteren zij? De KvK heeft een handige rekentool om een passend uurtarief mee te berekenen: Rekentool uurtarief berekenen | KVK. Nog meer handig nieuws: maak je gebruik van verschillende uurtarieven voor meerdere opdrachtgevers? Met het boekhoudprogramma van DigiBTW hoef je hierin geen onderscheid te maken en worden de verschillende uurtarieven automatisch verwerkt in je administratie.
   
   

4.  Maak gebruik van algemene voorwaarden

   We denken er liever niet over na, maar je kunt te maken krijgen met een conflict of misverstand met een opdrachtgever of leverancier. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen, is het altijd aan te raden om gebruik te maken van algemene voorwaarden en klanten hiervoor te laten tekenen vóór aanvang van de klus. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en kan een eventuele discussie, over prijsafspraken of geleverde diensten, snel worden opgelost. Je kunt voorbeelden van algemene voorwaarden online vinden en ze zelf aanpassen naar jouw situatie en wensen. Kijk bijvoorbeeld op Algemene voorwaarden | Ondernemersplein (kvk.nl).
   
   

5. Sluit de nodige verzekeringen af en regel je pensioen

   In tegenstelling tot een werknemer in loondienst ben je als zelfstandige zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van verzekeringen voor jezelf en je bedrijf. Ook moet je zelf zorgen voor een oudedagsvoorziening. Afhankelijk van het vakgebied is het verstandig om je te verzekeren voor onverwachte omstandigheden. Zo is een arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zzp’ers in hoog-risicoberoepen echt nodig. Hiermee voorkom je dat je zonder inkomsten komt te zitten, mocht er iets gebeuren waardoor je (tijdelijk) arbeidsongeschikt raakt. Ook een verzekering voor je inventaris en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering kunnen noodzakelijk zijn. 
   
   Minstens zo belangrijk is het om nu alvast na te denken over je pensioen, ook al is het misschien nog ver weg. Laat je daarom over deze onderwerpen goed informeren door een verzekerings- en/of pensioenadviseur.

Een administratie voeren als zzp’er in de bouw

Als zelfstandige heb je de verplichting een deugdelijke administratie bij te houden voor je bedrijf. Omdat het werken met cijfers vaak niet de grootste passie is van bouwvakkers, ervaren veel starters die administratieplicht als een obstakel. Het boekhoudpakket voor zzp’ers van DigiBTW is speciaal bedoeld om die administratie voor je onderneming gemakkelijk te maken en je werk uit handen te nemen. Je kunt eenvoudig facturen en offertes opstellen, kosten verwerken in de administratie en btw-aangifte doen. Kijk onder ‘Functionaliteiten’ om te zien waarvoor je het boekhoudprogramma nog meer kunt inzetten. Zo heb je in DigiBTW de mogelijkheid om je offerte rechtstreeks online te laten accorderen door de opdrachtgever en/of met de mobiele app direct een factuur op te stellen en te versturen.

1.    Btw-aangifte doen

Als ondernemer moet je btw-aangifte doen bij de Belastingdienst. Btw staat voor bruto toegevoegde waarde en heet ook wel omzetbelasting. Wanneer je goederen of diensten levert, bereken je btw over de totale verkoopprijs van het product. Er gelden verschillende btw-tarieven voor verschillende goederen of diensten, maar het meest voorkomende tarief is dat van 21%. Omgekeerd betaal je zelf ook btw over producten of diensten die je als ondernemer afneemt. De betaalde en ontvangen btw mag je met elkaar verrekenen. Het verschil betaal je aan, of ontvang je terug van de Belastingdienst. Ook als je onder de verleggingsregeling valt (zie hieronder), moet je btw-aangifte doen. Met het boekhoudprogramma van DigiBTW is dit een fluitje van een cent. Je voert simpelweg de verstuurde facturen en gemaakte kosten in, waarna het programma de btw-aangifte alvast voor je invult en klaarzet. Met een muisklik is de aangifte vervolgens veilig en snel verstuurd naar de Belastingdienst. Lees hier alles over in onze blog Btw-aangifte - Omzetbelasting voor zzp'ers | DigiBTW.

2.    Het verleggen van de btw

In de bouwsector krijg je regelmatig te maken met onderaanneming en uitlenen van personeel. De meeste ondernemers in de bouw vallen daarom onder de zogeheten ‘verleggingsregeling’. De onderaannemer ‘verlegt’ de afdracht van btw naar de afnemer: de ondernemer die de goederen of diensten afneemt (in het geval van onderaanneming is dit de hoofdaannemer). Je betaalt in dat geval dus niet zelf de btw. De verleggingsregeling geldt alleen voor fysieke werkzaamheden, dat wil zeggen: niet voor het maken van ontwerpen, bouwtekeningen et cetera. In het boekhoudprogramma van DigiBTW kun je in een handomdraai aangeven dat de btw is verlegd. Zie ook de blog Btw verlegd, wat is het en hoe werkt het? | DigiBTW voor meer informatie over het verleggen van btw. 

3.    De aangifte inkomstenbelasting

Nog een zorg die we je bij DigiBTW uit handen kunnen nemen: de belastingaangifte. Met DigiBTW kun je eenvoudig en snel zelf je aangifte doen zonder een boekhouder te moeten inschakelen. Als je al gebruik maakt van ons boekhoudprogramma, worden benodigde gegevens uit je administratie rechtsreeks doorgezet naar het programma voor de inkomstenbelasting. Maar ook als je nog niet met het boekhoudprogramma werkt, loodst onze simpele wizard je binnen een mum van tijd door de aangifte heen. Aftrekposten en heffingskortingen worden automatisch verwerkt en de aangifte kan direct vanuit ons beveiligde systeem worden verstuurd naar de Belastingdienst. Kijk op Aangifte inkomstenbelasting voor zzp'ers | DigiBTW voor meer informatie.

Een grijs kenteken en de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)

Zoals de meeste ondernemers in de bouw, heb je waarschijnlijk een bedrijfsauto nodig voor het rijden van en naar klussen en het vervoeren van materialen. Bij de aanschaf hiervan is het verstandig te bekijken of je in aanmerking komt voor een ‘grijs kenteken’. Die term stamt uit een grijs verleden waarin bestelwagens te herkennen waren aan een grijsgekleurde kentekenplaat. Ook als particulier betaalde je destijds met de grijze kentekenplaat fors minder motorrijtuigenbelasting (in de volksmond beter bekend als wegenbelasting). Inmiddels zijn grijze kentekenplaten gewoon geel, en ook de regels omtrent het belastingvoordeel zijn veranderd. Je komt in aanmerking voor een grijs kenteken als je:

• Ondernemer bent voor de omzetbelasting (en dus een btw-nummer hebt)
• De auto op jouw naam hebt staan
• De auto voor meer dan 10% van de jaarlijks gereden kilometers zakelijk gebruikt

Een grijs kenteken levert een aantal voordelen op:

• Je betaalt een lager tarief voor de motorrijtuigenbelasting. Op de website van de Belastingdienst kun je berekenen hoeveel belasting je betaalt.
• Bij de aanschaf van een auto met grijs kenteken betaal je geen BPM (Belasting voor Personenauto’s en Motorrijwielen), zo bepaalt de Ondernemersregeling bpm voor bestelauto's (belastingdienst.nl). Deze regeling zal overigens, zoals het er nu uitziet, per 1 januari 2025 worden afgeschaft: Geen bpm-vrijstelling meer voor bestelauto | Ondernemersplein (kvk.nl).
• Je kunt gebruik maken van de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), die van toepassing is bij investeringen in bedrijfsmiddelen. Zeker als starter zul je vaak meerdere van dit soort investeringen moeten doen. Denk aan de aanschaf van een laptop of mobiele telefoon, maar ook de bestelwagen valt onder de regeling. De KIA is een aftrekpost op de winst. Dit betekent dat je het investeringsbedrag mag aftrekken van de winst, wat een belastingvoordeel oplevert.

Let op: ook aan de KIA kleven de nodige voorwaarden. Zo geldt er een minimumbedrag voor de investering (450 euro in 2023) en komen niet alle bedrijfsmiddelen in aanmerking voor een beroep op de regeling. Zie ook onze blog Alles over de investeringsaftrek | DigiBTW.

De tankpas

Het gebruik van een tankpas geeft overzicht over je brandstofkosten. Met een tankpas betaal je niet direct aan de pomp maar ontvang je aan het eind van de maand een factuur met daarin een helder overzicht van de gemaakte kosten. Een tankpas kun je vaak niet alleen voor brandstof gebruiken, maar ook voor opladen van de elektrische auto, de wasstraat en parkeren. Het grote voordeel hiervan is dat je zelf niet meer alle bonnen hoeft te bewaren en je minder tijd kwijt bent aan de administratie omtrent de kosten van de bedrijfswagen. Een ander pluspunt is dat je een limiet op de pas kunt instellen, waarmee je bijvoorbeeld kunt voorkomen dat er teveel wordt uitgegeven aan brandstof door werknemers.

Het verwerken van bedrijfskleding in de administratie

Omdat werkkleding of bedrijfskleding vaak noodzakelijk is voor zzp’ers in de bouw, is dit een belangrijke aftrekpost. Wat betreft werkkleding is het credo van de Belastingdienst: alles is 100% aftrekbaar, zolang je je maar aan de regels houdt. Die zijn vrij simpel: kleding krijgt alleen het etiket werkkleding wanneer deze (vrijwel) uitsluitend gedragen kan worden in het kader van de onderneming. Dat geldt voor bijvoorbeeld een uniform of een overall en wordt bepaald aan de hand van uiterlijke kenmerken. Gaat het om kleding die ook buiten de onderneming kan worden gedragen, dan moet er een groot (minimaal 70 cm2) ‘beeldmerk’ (logo) van het bedrijf op te zien zijn, wil je de kleding kunnen opvoeren als aftrekpost.

Wellicht duizelt het je een beetje na het lezen van al die verschillende stappenplannen en regelingen. De overgang naar zelfstandig ondernemen vraagt dan ook om de nodige voorbereiding. Hopelijk heeft dit artikel je verder gemotiveerd om deze uitdaging in elk geval goed geïnformeerd aan te gaan. En mocht je jezelf toch nog niet bepaald als expert beschouwen, overweeg dan eens om onze expertise in te schakelen door DigiBTW te gebruiken voor je boekhouding. Met ons complete boekhoudpakket worden belastingregelingen als het grijze kenteken en aftrekposten als de KIA automatisch in je administratie meegenomen en opgevoerd voor de inkomstenbelasting. Zo heb je daar als ondernemer zo min mogelijk omkijken naar. En kun je je focussen op je onderneming.